Что такое гсм в автошколе

Федерация автошкол Республики Татарстан

Выражаю огромную благодарность администрации автошколы и инструкторам! Обучение на высшем уровне, на занятиях по теории все было максимально доступ.

Автошколы Федерации

Вход на сайт

Есть ли правила расчета для: материальных затрат на ремонт и технического обслуживания ТС; расходов на топливо; расходов на смазочные материалы; расходов на восстановление шин и т.д.?

Расходы на содержание автопарка

Инструктор может проводить занятия на автомобиле, принадлежащем автошколе. В этом случае фирма несет все расходы по обслуживанию машины, а также начисляет суммы амортизации.

Расходы на ГСМ

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) и на ремонт – это основная часть затрат, связанных с эксплуатацией автомобилей.

В случае заправки автотранспорта бензином через АЗС за наличный расчет бухгалтерия выдает деньги под отчет инструкторам. При этом руководитель автошколы должен утвердить список лиц, получающих деньги под отчет, а также сроки представления авансовых отчетов в бухгалтерию.

Сумма НДС учитывается в стоимости ГСМ (п. 5 ПБУ 5/01). В налоговом учете НДС также включается в их покупную стоимость. Согласно пункту 2 статьи 254 Налогового кодекса, стоимость запасов, относимых на материальные расходы, определяется исходя из цен их приобретения. Налог, включаемый в розничную цену, по сути, является частью этой цены.

Налог с продаж при покупке ГСМ за наличный расчет также включается в их фактическую себестоимость.

Списание ГСМ на затраты производится на основании отчетов инструкторов об использовании полученного топлива. Оно может осуществляться двумя способами.

Во-первых, ГСМ списываются на основании данных о фактически выработанном топливе. При этом необходимо ежемесячно подтверждать остатки бензина в баках автомобилей специальным актом.

Во-вторых, ГСМ можно списывать по нормам расхода, утвержденным руководителем автошколы. Такие нормы устанавливаются с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы и т. д. Или же можно использовать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Они установлены руководящим документом Минтранса от 29 апреля 2003 г. № Р3112194-0366-03.

Основным документом для учета ГСМ являются путевые листы, а также требования-накладные на получение масел с отметкой о пробеге автомобиля с момента последней заправки. Формы путевых листов различны в зависимости от вида транспорта. Они утверждены постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Для легкового автомобиля используется форма № 3, а для грузового – формы № 4-С и № 4-П.

Обратите внимание: путевой лист следует выписывать в одном экземпляре на один день или смену. Только если водитель выполняет задание более одних суток, путевой лист выдается на более длительный срок.

Для целей налогообложения расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК).

Учет автомобильных шин

Одними из основных элементов ходовой части автомобиля являются пневматические шины. С 1 июля 1997 года введены Правила эксплуатации автомобильных шин, которые утверждены департаментом химической и нефтехимической промышленности Минпрома, Минтрансом и согласованы с МВД. Эти правила обязательны для исполнения всеми владельцами автотранспортных средств.

Автомобильные шины, которые поступили вместе с автомобилем (на колесах и в качестве «запаски»), учитываются на счете 01 в составе его первоначальной стоимости.

Прочие шины учитываются на субсчете 10-5 «Запасные части». При этом фирме следует организовать раздельный учет новых шин, бывших в употреблении, но исправных и отремонтированной автомобильной резины.

Первоначальная стоимость купленных шин складывается из продажной цены и других затрат, связанных с их покупкой. Снятые с автомобилей шины учитываются по текущей рыночной стоимости.

Обратите внимание: передача в эксплуатацию сезонного комплекта шин не может рассматриваться как ремонт автомобиля. В то же время, поскольку шины в бухгалтерском учете отражаются на счете 10, их передача в эксплуатацию близка по смыслу к передаче материалов в производство. Следовательно, списать их стоимость для целей налогообложения можно только при наличии документов, подтверждающих их использование.

Расходы на ремонт

В зависимости от объема и периодичности выполняемых работ различают три вида ремонта: текущий, средний и капитальный.

Основная задача текущего ремонта – профилактическая. Его проводят, чтобы предохранить автомобиль от преждевременного износа. Обычно такие ремонты производят систематически, например раз в квартал. Средний ремонт делается с той же целью, что и текущий. Его отличие в том, что он производится реже: как правило, раз в год. При этом в ремонтируемом объекте заменяется часть основных деталей. Если же полностью разбирается двигатель, ремонтируются или заменяются базовые и корпусные детали и узлы, – это капитальный ремонт.

Затраты на ремонт автомобилей учитываются в том отчетном периоде, когда были произведены и отражаются на счете 25 «Общепроизводственные расходы».

В налоговом учете такие затраты относятся к прочим расходам и уменьшают облагаемую прибыль в полном объеме в том отчетном периоде, в котором были осуществлены (п. 1 ст. 260 НК). Причем в регистрах налогового учета автошкола группирует их по отдельным элементам, например стоимость запасных частей и материалов, расходы на оплату труда рабочих-ремонтников, услуги сторонних организаций (ст. 324 НК).

Чтобы равномерно списать затраты на ремонт автомобилей, предприятие может создать резерв на ремонт основных средств.

Расходы на техосмотр и страхование

Владельцы автомобилей обязаны регулярно проходить техосмотр своих машин в ГИБДД (приказ МВД от 15 марта 1999 г. № 190). Автомобили «моложе» пяти лет должны осматриваться раз в два года, более старые машины – каждый год.

Плату за прохождение техосмотров надо учитывать на счете 25. В налоговом учете ее нужно включить в состав прочих расходов, уменьшающих облагаемую налогом прибыль.

Автомобиль подвержен различным опасностям: он может попасть в аварию, его могут угнать. Чтобы уберечься от убытков, автошколы страхуют свои транспортные средства. Договоры страхования могут быть двух видов: договор страхования имущества (ст. 930 ГК) и договор страхования гражданской ответственности (ст. 931 ГК). В первом случае страховая компания компенсирует ущерб от повреждения или угона автомобиля, а во втором – ущерб, причиненный машиной автошколы другой фирме или гражданину.

В бухгалтерском учете затраты на обязательное страхование являются расходами по обычным видам деятельности. Отражать их в учете нужно в том отчетном периоде, к которому они относятся. Единовременный платеж за год фирма отражает на счете 97 «Расходы будущих периодов», а затем ежемесячно списывает его на счет 25 «Общепроизводственные расходы» равными долями.

В налоговом учете расходы по обязательному страхованию включаются в состав прочих расходов в пределах страховых тарифов, утвержденных законодательством. Это установлено пунктом 2 статьи 263 Налогового кодекса. Если же тарифы не утверждены, то затраты по обязательному страхованию включаются в состав прочих расходов в том размере, в котором были фактически уплачены.

Расходы автошколы по добровольному страхованию автомобилей также учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль. Это следует из подпункта 1 пункта 1 статьи 263 Налогового кодекса.

Транспортный налог

И наконец, автошкола, владеющая автомобилями, должна уплачивать транспортный налог. Сумма этого налога учитывается по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» в корреспонденции с кредитом субсчета 68 «Расчеты по транспортному налогу». В налоговом учете эта сумма учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. На это указано в подпункте 1 пункта 1 статье 264 Налогового кодекса.

При заключении договора платных образовательных услуг правомерно ли не указывать автошколе стоимость ГСМ?

При заключении договора платных образовательных услуг правомерно ли не указывать автошколе стоимость ГСМ?

Ответы на вопрос (2):

Доброго времени суток

Согласно нормам действующего законодательства РФ все правомерно и все автошколы так делают

Удачи Вам в решении Вашего вопроса.

Добрый день! Да, правомерно, нарушения в данном случае тут никакого нет, и законом соответственно не запрещено не указывать стоимость ГСМ.

Читайте также:

Можно ли изменить сумму в договоре об оказании платных образовательных услуг (в соответствии с Законом об Образовании

Можно ли изменить сумму в договоре об оказании платных образовательных услуг (в соответствии с Законом об Образовании увеличение стоимости платных образовательных услуг после заключения такого договора не допускается) если преподаватель получил категорию и его стоимость стала дороже в связи с чем увеличивается стоимость образовательных услуг.

И если не обязательно, то на что ссылаться?

Скажите пожалуйста необходимо ли общеобразовательной школе, не оказывающей платные образовательный услуги на своём сайте размещать документ о порядке оказания платных образовательных услуг, в том числе образец договора об оказании платных образовательных услуг, документ об утверждении стоимости обучения по каждой образовательной программе? И если не обязательно, то на что ссылаться? Спасибо.

Правомерно ли не включать стоимость ГСМ в образовательную услугу?

Проконсультируйте пожалуйста. Автошкола заключила договор с кандидатом в водители и в договоре указано, что автошкола предоставляет образовательную услугу, но без стоимости ГСМ, т.е.ГСМ заказчика. Правомерно ли не включать стоимость ГСМ в образовательную услугу?

Регламентируется ли порядок заполнения договора на оказание платных образовательных услуг каким-либо нормативным документом?

Возможно, я обратилась не по адресу, но очень надеюсь на грамотный совет. Я работаю в профессиональном лицее, который предоставляет населению платные образовательные услуги на основании заключения соответствующих договоров. При заключении подобных договоров возник такой вопрос: где должны заполняться и подписываться родителями наших учащихся данные договора: непосредственно в бухгалтерии или в учебной части лицея? Регламентируется ли порядок заполнения договора на оказание платных образовательных услуг каким-либо нормативным документом? Если да, то каким? Заранее спасибо!

Оспариваемая услуга организации сдачи экзаменов в ГИБДД: нарушение законодательства или дополнительная необразовательная услуга?

Мы Автошкола оказываем полный комплекс услуг по обучению водителей ТС категории «В» и также организуем сдачу экзаменов в ГИБДД. Один товарищ, который желает обучаться в нашей автошколе написал претензию в наш адрес, о том, что услуга по организации сдачи экзаменов в ГИБДД автошколой является навязанной и должна оказываться только в качестве дополнительной необразовательной услуги. И автошкола не имеет право включать эту услугу в договор об оказании платных образовательных услуг. Правомерны ли его слова? Можно ссылку на закон? Спасибо.

Как отказаться от страхования и платных услуг при взятии кредита в Почта банке?

В Почта банке взяла кредит. При заключении договора были навязаны услуги платные «Гарантированная ставка» и «Кредитное информирование». Еще добровольно принудительно застраховали. Дата заключения договора 23.08.2018. Как отказаться от страхования и платных услуг?

Отсутствие пункта о форс-мажоре в договоре на образование: нужно ли перерасчитывать стоимость услуг?

Договора по предоставлению услуг по обучению

Был заключен договор 11.01.2008 г. на предоставление услуг по обучению в автошколе. В договоре была прописана сумма равная 21,000 тыс. руб, срок обучения составляет 3,5 месяца. Через 1,5 месяца после начала обучения нас заставляют подписать дополнительное соглашение, в котором говорится о повышении оплаты за обучение на 3,000 тыс. руб, в связи с увеличением стоимости на ГСМ и повышением тарифов за коммунальные услуги. В договоре, который был заключен первоначально был прописан пункт «Оплата образовательных услуг, предусмотренная настоящим договором, может быть индексирована в связи с изменениями величины тарифов за услуги, связанными с расходами Автошколы, по соглашению сторон, путем заключения «Дополнительного соглашения». Правомерны ли действия Автошколы, обязана ли я оплатить еще 3,000 тыс. руб?

Должен ли юрист, при оказании платных услуг доверителю при завключении договора

Должен ли юрист, при оказании платных услуг доверителю при завключении договора, выдать бланк строгой отчётности за принятую сумму за платные услуги согласно договора. Я?

Учет ГСМ-2022: какие документы нужны для подтверждения расходов, как рассчитать нормировку и компенсировать ГСМ сотрудникам

Грамотный учет горюче-смазочных материалов позволяет планировать закупку топлива, учитывать издержки в полном объеме, контролировать расход ресурсов. Какие механизмы учета топлива существуют, какие нормы можно использовать в работе, как правильно оформлять путевой лист — вы узнаете из этой статьи.

Иллюстрация: Светлана Семина/«Клерк»

Нормы расхода на ГСМ

Компания, которая имеет в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автотранспортное средство, должна вести учет поступления и расхода горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ).

К ГСМ относятся три группы материалов:

топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);

смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, смазки);

тормозные и охлаждающие жидкости.

Контроль за расходом топлива и смазочных материалов обычно ведется в специальной ведомости учета и движения ГСМ.

Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах

Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».

В бухгалтерском и налоговом учете основная задача списания ГСМ относится к 1-й группе (топливо), так как его расход при эксплуатации автомобиля несоизмеримо выше, чем охлаждающей жидкости.

Способ учета расходов на ГСМ нужно утвердить в учетной политике. Здесь надо отразить, будет ли компания нормировать расходы и если да, то по каким нормам списывать — собственным или утвержденным Минтрансом.

Нормативы можно использовать не только для списания ГСМ, но и для планирования закупки топлива. Этот момент особенно актуален, если речь идет о транспортном предприятии.

Ранее Минфин утверждал, что расходы на ГСМ нужно учитывать с применением норм, которые были утверждены распоряжением Минтранса от 14.03.08 № АМ-23-р. Списывать топливо по своим лимитам разрешалось только в том случае, если в распоряжении нет норм на нужный автомобиль.

Позже чиновники согласились, что нормировать расходы на топливо необязательно (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).

Однако нормы помогают экономически обосновать расходы на ГСМ. Операции по списанию топлива в пределах лимита не вызовут нареканий со стороны налоговой инспекции. Расходы сверх лимита компании придется обосновать.

На практике зачастую требуется устанавливать собственные нормы расхода для автомобилей, так как утвержденные показатели не всегда соответствуют фактическим.

Принятые для учета нормы, независимо от того, свои или Минтранса, необходимо утвердить приказом руководителя.

Как рассчитать норму расхода на ГСМ

Наиболее безопасный и удобный способ определения норм расхода ГСМ — это использовать показатели, установленные Минтрансом. Если для автомобиля нет утвержденных Минтрансом норм или организация решила использовать другие показатели, она вправе установить свой лимит.

Рассчитать нормы разных марок авто можно двумя способами.

Самый простой способ удобно использовать для расчета норм новых автомобилей. За основу можно взять технические характеристики автотранспорта в документации от завода-изготовителя. Такой подход соответствует позиции Минтранса.

Другой способ подразумевает использование контрольных замеров. Для этого в пустой бак автомобиля, по которому разрабатывают нормы, заливают фиксированное количество топлива, например, 100 литров.

Затем автомобиль выпускают на маршрут до полного опустошения бака. Контрольная комиссия снимает показания одометра до выезда авто и после приезда и путем деления литров на километраж высчитывает, сколько топлива надо для проезда одного километра пути.

Полученный показатель фиксируют в акте и подтверждают подписью всех членов контрольной комиссии. Акт контрольного замера расхода топлива вы можете скачать по ссылке.

Так как расход бензина зависит от разных факторов, лучше произвести замеры в различных ситуациях использования авто: для груженого и порожнего транспорта, в летнее и зимнее время, в дождь и снег. Отдельно следует зафиксировать расход топлива во время простоя с включенным двигателем.

Такой способ нормирования довольно сложный. Так как для учета всех вариантов потребуется неоднократно повторять контрольные замеры, и это только по одному виду транспорта.

Чтобы облегчить задачу, можно воспользоваться следующим вариантом. Утвердить один стандартный норматив и повышающие коэффициенты для разных сезонов, степени загрузки, езды по городу или по трассе.

Организациям, использующим спецтехнику, лучше воспользоваться нормами, которые утверждают отраслевые ведомства. Например, для предприятий лесной промышленности это будут нормы, утвержденные Приказом Рослесхоза от 13.09.1999 № 180.

Списание расходов на ГСМ

Каждый факт хозяйственной деятельности предприятия отражается в учете на основании первичных документов. Основным документом для списания ГСМ является путевой лист, который оформляется отдельно на каждую единицу автотранспорта. На основании этого документа расходы на топливо учитывают в составе материальных или прочих расходов на содержание служебного транспорта.

Чтобы расходы по путевому листу не подвергались сомнению со стороны налоговиков, документ должен быть правильно оформлен и содержать определенные реквизиты. Правила заполнения путевых листов утверждены приказом Минфина от 11.09.2020 № 368 и действуют до конца 2026 года.

Согласно документу в путевом листе должны быть заполнены следующие реквизиты.

Наименование и номер. В наименовании указывают тип транспортного средства — легкий, грузовой, автобус и др. В заголовке проставляют номер в хронологическом порядке.

Срок действия путевки. Порядок и сроки составления путевого листа определяют самостоятельно и прописывают в учетной политике. Путевку можно оформлять на один день, один рейс, если его длительность превышает один день, и на более длительный период, независимо от продолжительности поездки.

При оформлении путевого листа на один день или один рейс в заголовке потребуется указать соответствующую дату, когда совершается выезд. Если путевой лист открывается на время рейса, прописывают даты начала и окончания рейса, например, с 13.01.22 по 16.01.22.

При заполнении путевки на определенный период при каждом отправлении и возвращении из рейса нужно проставлять дату и время. Так как типовая форма путевого листа не предусматривает такой возможности, потребуется разработать свой бланк и утвердить его в учетной политике.

Данные о владельце автотранспорта. Заполнение этого поля отличается для организаций и предпринимателей. Организации заполняют наименование, организационно-правовую форму, ОГРН, адрес и телефон. Бизнесмены вписывают Ф.И.О., ОГРНИП, почтовый адрес и телефон.

Данные нужно указать в соответствии с учредительными документами. Любые ошибки при заполнении реквизита о владельце автотранспорта могут привести к снятию расходов по этому путевому листу, так как налоговые инспекторы не смогут идентифицировать компанию или ИП в реестре налогоплательщиков.

Тип, марка и госзнак транспортного средства. Эти сведения заполняют по данным СТС и ПТС автомобиля. Если используется машина с прицепом, нужно указать модель и госномер прицепа.

Показания одометра при выезде на смену и возвращении в парк. Эти сведения являются ключевыми, так как по ним определяют пробег авто и расход топлива. Пробег нужно указывать в полных километрах без десятичных знаков.

Километраж по отдельным участкам маршрута должен совпадать с общим пробегом по путевому листу. Отсутствие показаний одометра является основанием для отказа в расходах по налогу на прибыль со стороны ИФНС.

Если одометр неисправен, нужно указать это в соответствующем поле путевого листа и составить акт о наличии дефекта. К путевке нужно будет приложить документ, подтверждающий пробег автомобиля. В частности, для учета километража можно данные системы ГЛОНАСС.

Дата и время выезда из автопарка. Укажите дату и время в часах и минутах, когда машина покинула гараж и вернулась обратно. Укажите время прибытия в промежуточные точки маршрута для подтверждения использования авто в служебных целях.

Если в листе стоит дата выезда в выходной, нужно подтвердить документально привлечение сотрудника к работе в этот день.

Отметка о техническом контроле состояния транспортного средства. Контроль за состоянием транспорта напрямую влияет на безопасность пассажиров и водителя. Механик, заполняющий в путевке реквизит об исправности транспорта перед выездом и при въезде в парк, подтверждает, что автомобиль не сломается и не создаст аварийную ситуацию на дороге.

Заполнять этот реквизит нужно только в том случае, если компания и предприниматель профессионально занимаются перевозками или они осуществляются грузовым транспортом или автобусом.

Сведения о водителе и результат медосмотра. Здесь нужно указать Ф.И.О. водителя, дату и время проведения его предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Дополнительно можно указать номер водительского удостоверения, но это необязательный реквизит.

Проходить медицинское освидетельствование должны все работники, принятые на должность водителей (ст. 23 закона от 10.12.95 № 196-ФЗ). Также медосмотр обязателен для сотрудников, работа которых связана с постоянными разъездами.

Какие новые правила по ГСМ в 2023 году? Рассказывают эксперты на курсе «Клерка». Расскажем все новые правила и как с ними работать без штрафов.

По итогам предрейсового медосмотра медработник ставит штамп с надписью о допуске к работе, свою подпись, расшифровку и дату. По итогам послерейсового осмотра медработник ставит штамп о прохождении осмотра, подпись, расшифровку и дату.

Если путевой лист оформлен на нескольких водителей, в нем должна стоять отметка о медосмотре всех, указанных в листе, водителей. Если предрейсовый осмотр обязателен для всех водителей, то послерейсовый должны проходить только те работники, которые перевозят пассажиров и опасные грузы (ст. 23 закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).

За выпуск в рейс водителя без медосмотра или при наличии медицинских противопоказаний установлена административная ответственность в виде штрафа. Должностных лиц могут оштрафовать на сумму до 25 тыс. рублей, юридических лиц — на сумму до 130 тыс. рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП). При повторном нарушении деятельность компании могут приостановить на срок до 90 суток (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).

Сведения о перевозке. Этот реквизит появился в 2021 году. Здесь нужно указать виды сообщения и перевозки. К виду сообщений относится городское, пригородное, междугородное и международное. Если видов сообщений несколько, их нужно перечислить через запятую.

Порядок заполнения вида перевозки Минтранс пояснил в письме от 03.03.21 № Д3-468-ПГ, согласно которому в графе «Вид перевозки» нужно указать один из следующих видов перевозки — регулярная перевозка пассажиров и багажа, перевозка пассажиров и багажа по заказу, организованная перевозка группы детей, перевозка пассажиров и багажа легковым такси, перевозка грузов, перевозка для собственных нужд.

Кроме обязательных, в путевом листе можно указать любые дополнительные реквизиты, связанные с особенностями работы предприятия.

Важно отметить, что при самостоятельном техобслуживании транспорта и технических средств также может потребоваться топливо и другие горюче-смазочные материалы. В этом случае расходы списывают не на основании путевого листа, а на основании акта. Акт о списании ГСМ вы можете скачать по ссылке.

Кроме того, транспортные компании могут списывать естественную убыль бензина, если они имеют собственные емкости для его хранения и разрешение на закупку и хранение ГСМ. Однако это дозволено делать, только если не нарушается техника работы с топливом.

Чтобы избежать проблем с излишними недостачами и чрезмерным списанием топлива, необходимо разработать инструкцию по работе с ГСМ и ознакомить с ней сотрудников. Инструкцию по работе с ГСМ можно скачать по ссылке.

Приказ о нормах расхода на ГСМ

Независимо от выбранной формы учета нормы расхода на ГСМ нужно утвердить приказом руководителя. Он требуется для того, чтобы экономически обосновать затраты на топливо. Приказ об утверждении норм расхода ГСМ можно скачать по ссылке.

В приказе 2022 года нужно утвердить нормы расхода на каждый автомобиль, прописать вид топлива и, если есть, надбавочные коэффициенты. Чтобы не дублировать приказ несколько раз в году, целесообразно сразу прописать в документе летние и зимние нормы.

При наступлении холодов или оттепели руководитель вправе изменить срок действия надбавок своим приказом. Для правильного расчета сезонного повышения нормы можно воспользоваться таблицей значений, утвержденной Минтрансом в Распоряжении от 14.03.08 № АМ-23-р.

Компенсация расходов на ГСМ

Если у предприятия нет в наличии транспорта, работник может задействовать свой автомобиль для выполнения служебных обязанностей. За использование личного транспорта организация обязана выплатить работнику компенсацию.

Возмещение расходов на бензин выплачивается работнику при соблюдении следующих условий:

руководитель согласовал работнику использование личного автомобиля;

сотрудник подтвердил расходы первичными документами (чеками, путевыми листами);

работник должен быть официально устроен в компанию.

Для корректного ведения учета нужно закрепить условия выплаты компенсации в дополнительном соглашении к трудовому договору. В документе можно указать особые условия работы, сумму компенсации, марку и номер автомобиля, необходимость предоставления подтверждающих документов.

Далее нужно утвердить выплату приказом руководителя о возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях. Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля можно скачать по ссылке.

Учет расходов на ГСМ осуществляется в разрезе каждого работника. В бухучете издержки на ГСМ относятся к коммерческим или общехозяйственным расходам.

Закон ограничивает сумму компенсации для легковых автомобилей. Максимальные суммы выплат указаны в постановлении Правительства от 08.02.02 № 92. Нормативы зависят от объема двигателя:

для двигателя объемом до 2 000 куб. см. — 1 200 рублей;

двигателей свыше 2 000 куб. см — 1 500 рублей.

За использование грузового личного автотранспорта сотруднику выплачивают компенсацию, покрывающую издержки, понесенные в процессе выполнения служебных обязанностей. Компенсационная выплата не облагается НДФЛ и взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК), так как не является оплатой труда работника.

Расходы на ГСМ при УСН

При упрощенной системе налогообложения есть некоторые особенности учета ГСМ. Компании и бизнесмена на УСН с объектом «Доходы» не учитывают расходы на ГСМ, здесь в налогообложении учитываются только доходы (п. 1 ст. 346.18 НК).

При УСН с объектом «Доходы минус расходы» к учету можно принять только подтвержденные документально и оплаченные расходы на приобретение топлива. В составе материальных расходов можно списать затраты на топливо при оказании автотранспортных услуг. Расходы на ГСМ для служебного автомобиля относятся к прочим расходам (п. 2 ст. 346.16 НК).

Признать расходы можно только при выполнении следующих условий:

ГСМ должны быть приобретены для ведения деятельности и оплачены;

расходы должны быть подтверждены первичными документами, как и при расчете налога на прибыль (путевые листы, чеки АЗС).

С таким подходом согласны и налоговые органы (письмо ФНС от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988).

Автоматизируем автошколу

Особым видом автотранспортных компаний являются автошколы. Как показывает практика, такие предприятия так же требуют внедрения программ автоматизации. Все дело в том, что неорганизованный учет ГСМ в автошколах носит несколько хаотичный порядок. Основой учета ГСМ служит путевой лист (формы 3, 4С, 4П). В нем содержится вся нужная для руководителя информация (пробег авто, расход топлива, дата последней заправки и т.д.). На основании таких путевых листов инструктору возмещаются затраты. Здесь задача руководителя отслеживать показатели расхода каждого инструктора, вести регулярный учет, постоянно сравнивать план с фактом, и следить за тем, чтобы финансовый эффект от работы с конкретным инструктором покрывал все расходы на его содержание.

Поскольку списание ГСМ в автошколах проводится на основании отчетов инструкторов, то нередки случаи, когда водители лукавят и предоставляют недостоверные данные о расходе ГСМ. Получается, что невозможно получить реальные показатели расхода топлива, т.к. невозможно одному человеку вручную беспрерывно следить за работой инструктора и постоянно сопоставлять факты. И даже, если подобный учет в каком-то виде ведется, ошибки и погрешности сильно искажают реальную ситуацию.

Все это негативно отражается на работе, в итоге автошкола несет дополнительные убытки, как материальные, так и временные. Экономить драгоценное время и деньги в таком случае помогает программа 1С.

Благодаря внедрению специальных программ, как управленческий, так и бухгалтерский учет в автошколах во многом упрощается. Например, модуль «Апрель Софт: Учет ГСМ и путевых листов» берет на себя выполнение таких задач, как:

• сравнительный анализ поступления и расхода топлива в разрезе автомобилей, водителей, и видов ГСМ;
• беспрерывный учет расхода ГСМ по заданным нормативам с учетом различных факторов (климатических, дорожно-транспортных, сезонных и прочих);
• хранение информации о показателях работы каждого инструктора (пробег, отработанное время, итоговый расход, начисленные заработная плата и премии, количество обучившихся школьников, простои, финансовый результат и прочее).

Благодаря оценке финансового результата от работы с конкретным инструктором руководитель автошколы может делать обоснованные выводы и эффективнее планировать дальнейшую работу.